Askel 1: Yhteystiedot
Yhteystiedot -sivulta löytyvät kaikkien seurakunnan työntekijöiden ja luottamushenkilöiden yhteystiedot. Yhteystiedot kannattaa syöttää ensin, koska yhteystietoja voi linkittää sen jälkeen muille sivuille.
Yhteystietojen syöttämisen yhteydessä kannattaa sopia, kuka huolehtii tietojen päivittämisestä jatkossa.
Ohjeet yhteystietojen lisäämiseen ja muokkaamiseen
Työn voi jakaa usealle henkilölle
Yhteystiedot syötetään Lukkariin manuaalisesti. Tietojen syöttöön on oikeudet kaikilla seurakunnan työntekijöillä. Yhteystietosivujen rakentamisessa on useita vaihetta, joita voidaan jakaa eri henkilöiden tehtäväksi:
- Seurakunnan työntekijöiden nimien, titteleiden, osoitteiden ja puhelinnumerojen syöttö
- Luottamushenkilöiden yhteystietojen vieminen Lukkariin
- Kuvien ottaminen, käsittely ja Lukkariin vieminen
- Työalakohtaisten yhteystietosivujen tekeminen eli yhteystietolistaukset
- Yhteystietojen täydentäminen. Jokainen työntekijä voi kertoa omista tehtävistään tarkemmin teksteillä ja avainsanoilla.
- Yhteystieto-osion pääsivun sisällöt. Sivulla kannattaa olla keskeiset puhelinnumerot ja postiosoitteet kootusti.
Valmistelut
- Selvitä, missä on ajantasaisin tieto henkilökunnan puhelinnumeroista ja titteleistä. Kuka tai ketkä ovat parhaita henkilöitä syöttämään yhteystiedot.
- Mikä henkilökunnan ja luottamushenkilöiden kuvien tilanne? Onko kaikista olemassa riittävän laadukas kasvokuva. Kuvan koko Lukkarissa on 200 x 200p x ja kuvan muoto on jpg tai png.
- Kannattaa myös arvioida, onko yhteydenottotavat helppoja seurakuntalaisten kannalta. Voisiko esimerkiksi päivystävien puhennumerojen aikoja yksinkertaistaa? Voisiko joissakin asioissa toimia yhteydenottopyyntö verkkolomakkeena?
Yhteystiedon nosto: linkitä sisältösivuilta yhteystietoihin
Lukkarissa työntekijöiden yhteystiedot syötetään lomakkeeseen, jonka tiedoista muodostetaan yhteystietokortti. Kortin tiedot voi tarvittaessa nostaa eri sivuille ilman, että yhteystietoja tarvitsee aina erikseen lisätä sivulle. Katso ohjeet yhteystietonostoportletin käyttöön
Yhteystietokortissa myös henkilön sähköpostiosoite on toteutettu siten, ettei se lisää roskapostia (kooditason toteutus, joka ei näy sivulla). Jos sähköpostiosoitteen kirjoittaa muualle sivuston sisältösivuille, tätä suojausta ei ole.
Yhteystietokortti voidaan esittää myös itsenäisenä sivuna, johon voi muodostaa linkin. Yhteystietokortin sivun osoitteen saa klikkaamalla henkilön nimeä (linkki) Yhteystiedot-osion yhteystietolistauksessa.
Jos henkilöiden yhteystietoja kirjoittaa käsin sivuston eri sivuille, ongelmana on niiden päivittäminen jatkossa kun henkilöt ja vastuualueet vaihtuvat.
