Viranomaisviestintä Lukkarissa

Uuden, eduskunnan hyväksymän kirkkolain mukaan seurakuntien viranomaisviestintä siirtyy yleiseen tietoverkkoon eli seurakunnan tai seurakuntayhtymän kotisivuille. Fyysistä ilmoitustaulua ei seurakunnilta enää edellytetä.

Kirkkohallitus antaa ennen lain voimaantuloa tarkempia tietoja lakimuutoksesta yleiskirjeessä. Tälle sivulle kootaan ohjeita, miten laissa määritelty viranomaisviestintä on syytä toteuttaa seurakuntien Lukkari-sivustoilla.

Lain on tarkoitus tulla voimaan 1.7.2023.

Toteutus Lukkarissa

Lukkarissa on useita tapoja toteuttaa tämä viestintä, ja päätös kannattaa tehdä ottaen huomioon seurakunnan koko ja käytettävissä olevat resurssit.

1. Yksinkertaisin toteutus

Vähimmäisvaatimukset täyttyvät siten, että Päätöksenteko-välilehden alla on tiedot, ja etusivulla on linkki tähän välilehteen.

Jos käytössä on asianhallintajärjestelmä, riittää, että verkkosivustolta löytyy linkki siihen.

Monilla on jo nyt Päätöksenteko-välilehden alla pöytäkirjoja muutoksenhakuohjeineen sekä kirkkoneuvoston että kirkkovaltuuston kokouksista. Joillakin sivustoilla on Päätöksenteko-välilehden alla seuraavat osiot: "Esityslistat, pöytäkirjat, viranhaltijapäätökset ja kuulutukset" sekä "Vanhat pöytäkirjat". Ensimmäisen osion alla ovat ne pöytäkirjat ja viranhaltijapäätökset, joissa muutoksenhaun määräaika on vielä voimassa. Viranhaltijapäätökset voidaan poistaa verkosta määräajan jälkeen. YleiskirjeestäLinkki avautuu uudessa välilehdessä löytyy tarkempaa tietoa määräajasta.

Etusivun linkin voi esimerkiksi sijoittaa karuselliin, joka on etusivun huomiota herättävin osa. Karusellin ohje

Huomioitavaa on, että pdf-tiedostot eivät aina täytä saavutettavuusvaatimuksia, joten ideaali olisi sijoittaa teksti sivulle sisältöportlettiin. Mikäli käyttää pdf-tiedostoja kannattaa huolehtia siitä että ovat saavutettavia. Saavutettavan pdf-dokumentin ominaisuuksiaLinkki avautuu uudessa välilehdessä

YleiskirjeestäLinkki avautuu uudessa välilehdessä kannattaa tarkistaa salassapito- ja henkilötietosuojavelvotteita ennen verkkoon julkaisemista.

2. Linkkilistauksen ajastaminen käyttöön

Yksi vaihtoehto, jos halutaan näyttää aina ajankohtainen tieto, on käyttää linkklistauksen ajastamista. Dokumentit olisivat tällöin erillisinä alasivuina esimerkiksi Päätöksenteko-välilehden alla. Alasivut voi piilottaa navigaatiosta sivun määrittämisen kautta. On hyvä muistaa, että haut löytävät myös navigaatiosta piilotetut sivut.

Tämä toteutustapa voidaan myös käyttää, jos seurakunnalla on oma asianhallintajärjestelmä.

3. Uutistoiminnon ajastaminen käyttöön

Uutistoimintoa voi myös käyttää, jos halutaan näyttää vain ajankohtaiset tiedot. Jokainen uutinen voidaan ajastaa poistumaan näkyvistä verkkosivulta määräajan jälkeen. Esimerkiksi päätöksenteon alla voi luoda sivun, jossa on uutisportletti 2.02-mallin mukaan. Portletissa voi määrittää avainsanan, kuten "päätös", jolloin päätökset näkyvät kyseisessä portletissa.

Päätökset ja osa pöytäkirjoista voidaan näyttää osana seurakunnan uutisia, mikä lisää avoimuutta. Jos kuitenkin halutaan pitää joitain dokumentteja erillään uutisista, uutisten nostoportleteissa voi käyttää toista avainsanaa, kuten "uutinen" tai "etusivu", jolloin ylimääräiset tiedot rajataan pois. Uutisten ohjeet

Muutoksesta tiedottaminen

Etusivun linkin lisäksi voi myös olla hyvä sijoittaa linkkejä päätöksentekosivuille muista osioista, esimerkiksi info- ja asiointiosion ensimmäiseltä sivulta. Myös fyysisille infotauluille kannattaa siirtymävaiheen ajaksi laittaa tiedot muutoksesta ja linkin osoite näkyviin. Sosiaalinen media ja seurakuntalehdet ovat myös hyviä tiedotuskanavia.